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專案開發的鳥事系列 第 21

向總經理簡報外包商實例-名星 [資深][溝通] Day 21

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做資訊專案有時會遇到失敗的狀況,以下假設你是資訊部經理的角色,硬著頭皮正要向總經理報告專案的狀況,可以參考以名星做為比喻的報告方式。

資訊專案外包
做專案有些部份需要外包出去,資訊外包商在簽約時都說沒問題;但是在結案時,專案出現大問題,而且還無法結案,最嚴重的情況會違約,公司需要跟外包商終止合約,這是件很悲傷的事情,這件事情讓人感到頭很大,要怎麼跟總經理報告呢?

投其所好
有一天,你在總經理的辦公室發現「梁靜茹」的專集,你就從旁推測總經理是喜歡梁靜茹。
我們接下來就會用「梁靜茹的歌曲」當報告的範例,同時我們也假設總經理是位五十多歲的男子。

*平時的觀察很重要,一般從事資訊的人員都很細心,所以,從平常觀察總經理的行為,探查他的喜好,可以在關鍵時刻發揮重要的作用。

執行專案失敗,或是老闆交待的事情做失敗了,怎麼報告?
我們可以使用比喻法,例如總經理問說: 「資訊外包商那件事情處理的如何? 」回應: 「目前外包商因為無力履行合約的部份,我會建議像梁靜茹-分手快樂,一樣終止合約。」
因為專案失敗了,多多少少都會被總經理唸一下,現在能做的部份就是「減少損失」,損失得少就算是勝利。
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20221007/20126723Lj2uCLBN3Q.jpg
(圖一)

梁靜茹
分手快樂,祝你快樂,你可以找到更好的
分手快樂,請你快樂,揮別錯的才能合對的相逢。

但是,如果使用錯的名星,可能會帶來反效果。
例如:使用「周湯豪-帥到分手」,總經理問說: 「資訊外包商那件事情處理的如何? 」回應: 「目前外包商因為無力履行合約的部份,我會建議像周湯豪-帥到分手,一樣終止合約。」
萬一總經理反問: 「誰是周湯豪?」那這個比喻就算是失敗的例子。因為名星的歌曲沒辨法使總經理深有同感,進而引起疑惑,而且專案失敗本來就是令人生氣的事情,可能會招至總經理痛罵,所以,在用詞遣字盡量精準。

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20221007/20126723qp1rR4JLyc.jpg
周湯豪-帥到分手
圖二

結語
對於高階主管報告,最好是要比喻聽眾能解理解的事物。要報告大的方向,發生什麼事,進度到那裡了,遇到問題採用那種解決方案。直接建議給總經理做裁決。
最後,祝大家報告順利。

如果有事情找我,請到Linkedin,謝謝
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梁靜茹-分手快樂(
Yes

周湯豪【帥到分手不關你的事】
Yes


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